Mesinmesin kantor adalah sekumpulan alat yang berkerja secara mekanik, elektrik, dan atau magnetik untuk mencatat, menghimpun, serta mengolah suatu data, bahan, atau keterangan dalam sebuah pekerjaan. Berikut ulasan lengkap tentang mesin kantor. Manfaat Penggunaan Mesin Kantor Penunjang aktivitas dan pekerjaan kantor Interiorkantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll. Tahaptanggapan yaitu kegiatan yang diterapkan sebelum keadaan darurat. Kantor Arsip Universitas Indonesia belum memiliki tim khusus untuk bencana. Selama ini petugas dan pimpinan kantor arsip bekerjasama dengan Unit K3L dari Universitas Indonesia untuk hal-hal yang terkait dengan manajemen resiko keselamatan, penanganan kondisi cash. Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Sering data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki banyak salinan. Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan. Peranan arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa tercapai dengan effektif. Walaupun sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di komputer, banyak jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu saja. Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik mereka. Meskipun data-data bisa diarsipkan dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Ada macam-macam alat pengarsipan dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda. Peralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut, Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya. Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan Dengan banyaknya dokumen yang harus di dokumentasikan, peralatan kearsipan sangatlah dibutuhkan untuk setiap perusahaan, berikut daftar 12 jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya; 1. Filling Cabinet Peralatan kearsipan Filling Cabinet Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar hingga lepas. Mekanisme sederhana ini sangat membantu untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa ditempelkan label untuk memudahkan mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya. Beberapa Filling Cabinet memiliki kunci khusus untuk menghindari pembobolan berkas yang disimpan. 2. Rotary Peralatan kearsipan Rotary Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor. 3. Lemari Arsip Peralatan kearsipan Lemari Arsip Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu. 4. Rak Arsip Peralatan kearsipan Rak Arsip Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya. 5. Map Arsip Atau Map Folder Peralatan kearsipan Map Folder Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder. 6. Ordner Peralatan kearsipan Ordner Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuat untuk diletakkan secara lateral. 7. Stapler Peralatan kearsipan Stapler Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran kertas. Stepler mudah ditemukan di toko buku yang tersedia di berbagai mall di Jakarta. Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan; Stapler Ukuran Kecil – Max 10 lbr kertas Stapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr Kertas Stapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas 8. Perforator Peralatan kearsipan Perforator Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5 milimeter. Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan digital untuk melubangi pekerjaan Kalender dan Agenda. 9. Label Peralatan kearsipan Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan kertas, lalu dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa mencetak stiker label sendiri sehingga label terlihat menarik dan bagus. Namun untuk menghemat biaya, anda bisa menggunakan sticky note untuk di tempelkan sebagai pengingat. 10. Alat Sortir Peralatan kearsipan Alat Sortir Alat sortir biasa digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap. 11. Guide Peralatan kearsipan Guide Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton. Guide sendri memiliki dua bagian penting yang perlu dipahami; Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan yang menandakan pengelompokan dokumen. Badan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan sehingga rapih dan mudah dicari. Guide digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang berada di filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa menyisipkannya diantara ordner sehingga pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai ukuran A4 atau Folio dan bisa dibuat custom sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang dimiliki. 12. Numerator Peralatan kearsipan Numerator Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah digit tertentu. 13. Stopmap Folio Peralatan kearsipan Stopmap Folio Jarang orang mengetahui namanya, Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 21,6 cm x 33 cm. Jenis kertas yang digunakan untuk membuat Stopmap adalah jenis kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang mencetak secara custom dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila, BW Black White, kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya. Untuk membuat Stopmap secara custom banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai cari teknik cetak offset, sablon, atau digital offset. 14. Map Snelhecter Peralatan kearsipan Map Snelhecter Ada 2 jenis map Snelhecter yang tersedia di banyak toko stationery yaitu jenis kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang paling populer dan banyak digunakan adalah yang berbahan plastik. map Snelhecter memiliki banyak varian warna Hijau, Kuning, Merah dan Biru. Fungsi dari warna yang bervariasi adalah untuk membedakan dokumen yang disusun sehingga tidak membingungkan. Untuk menggunakannya, kertas di lubangi dengan alat arsip perforator 2 lubang terlebih dahulu. Pada saat membuka map Snelhecter akan terlihat besi putih ditengahnya dengan posisi vertikal. bukalah sisi atas dan bawahnya besi tersebut sehingga besi mengacung ke atas, lalu posisikanlah lubang yang ada di kertas kedalam besi tersebut dan kunci kembali. 15. Hanging Map Peralatan kearsipan hanging map Hanging map adalah sebuah map yang memiliki kaitan diatasnya. kaitan ini berfungsi untuk menggantungkan map pada filling tray yang nantinya dimasukan kedala filling cabinet. Map ini cukup populer digunakan untuk membantu perusahaan menyimpan dokumennya. Hanging map tersedia di toko toko ATK dan bisa dibeli secara offline ataupun online Itulah jenis peralatan kearsipan yang biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis anda. Semoga web yang menyediakan informasi percetakan dan desain grafis ini bisa membawa manfaat untuk pengusaha dalam mengatur dokumen dokumen yang penting. Salam Sukses ! Artikel Lainnya. Lebih detail tentang qr code I. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses usaha, pembangunan, proyek. Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll. a Peralatan/perlengkapan kantor Office Supplies Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 dua, yaitu 1. Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya a Peralatan kantor berbentuk lembaran berbagai jenis kertas, map, amplop dlll b Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll. c Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku 1 Buku catatan block note yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor 2 Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja. 3 Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama. 4 Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon. 5 Kamus kamus bahasa Indonesia dan asing 6 Peta kota-kota besar 7 Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir 8 Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan 9 Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar 10 Buku catatan keuangan 11 Buku obyek pariwisata brosur/pamflet 2. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya a Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll. b Barang tidak habis pakai Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh stapler, perforator, cutter dan gunting. b Mesin-mesin kantor Office Mechine Mesin-mesin kantor office mechine adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh komputer, laptop, LCD Liquid Crystal Display, mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas paper shredder, mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator. c Mesin Komunikasi Kantor Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles. d Perabot Kantor Office Furniture Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh Meja, kursi, sofa meja dan kursi untuk tamu rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis. e Interior kantor Office Arrangement Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll. f. Tata Ruang Kantor Office Lay Out 1 Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja. 2 Tujuan tata ruang kantor a Memberikan kenyamanan kepada karyawan b Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal c Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja d Memudahkan dalam pengawasan e Memudahkan dalam memberikan pelayanan f Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja g Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi h Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi i Memberikan pencitraan yang baik 3 Bentuk-bentuk tata ruang kantor a Ruang kantor terbuka open plan office Ruang kantor terbuka open plan office adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu. Keuntungan ruang kantor terbuka  Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan  Mudah dalam pengawasannya  Menghemat tenaga  Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja  Memperlancar arus pekerjaan  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar Kerugian ruang kantor terbuka  Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia  Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu  Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi. b Ruang kantor tertutup Closed plan office Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Keuntungan ruang kantor tertutup  pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga  pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang  karyawan lebih leluasa dalam bekerja Kerugian ruang kantor tertutup  pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat  cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar  perubahan tempat lebih sulit dilakukan. c Ruang kantor semi tertutup Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan. 4 Pedoman pembuatan tata ruang kantor a Asas-asas tata ruang kantor Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.  Asas rangkaian kerja Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.  Asas penggunaan seluruh ruangan Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien  Asas integrasi kegiatan Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.  Asas perubahan susunan tempat kerja Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.  Asas keamanan dan kepuasan karyawan Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal. b Prinsip-prinsip tata ruang kantor  Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan  pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus  alur kerja harus sederhana  perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya  Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama  Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung  Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan  Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain. c Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang 1 Sistem pencahayaan Natural lighting Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela, kaca, dinding dll. Task lighting Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar. Ambient lighting adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor Accent lighting Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain yang memerlukan cahaya. 2 Sistem warna Macam-macam warna warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning. warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah dan kuning. warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga. Arti warna dan efek psikologinya merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas. Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang. Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai. Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll Pertimbangan dalam memilih warna ruangan ukuran ruangan lokasi ruangan lokasi bangunan tipe ruangan bentuk ruangan tinggi ruangan Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai kantor lebih menarik dan menyenangkan ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira produktivitas meningkat karyawan merasa lebih lega meningkatkan citra yang baik pada perusahaan Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab Menggunakan AC Membuat ventilasi yang cukup Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain karyawan lebih nyaman dalam bekerja semangat kerja meningkat kesehatan karyawan lebih terpelihara produktivitas meningkat kualitas kerja lebih baik memberi kesan baik bagi tamu 4 Sistem penataan suara Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan. Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain konsentrasi terganggu semamgat menurun dapat terjadi gangguan mental/syaraf karyawan tambah lelah kesalahan kerja banyak terjadi produktivitas kerja rendah Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut ruangan diberi peredam suara dibawah mesin tik diberi alas karet memilih printer yang tidak terlalu bersuara gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus B. Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor a. Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun anggaran. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain 1 Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana 2 Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan 3 Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia 4 Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional 5 Penyimpanan sarana prasarana 6 Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana 7 Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. b. Penyimpanan Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. 1 Tujuan penyimpanan a agar barang tiddak cepat rusak b agar tidak terjadi kehilangan barang c agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan d memudahkan dalam pengawasan e memudahkan dalam analisis barang 2 Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut a Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia b Pergudangan yang memenuhi syarat c Sifat barang yang disimpan e Prosedur dan tata kerja f Biaya yang tersedia g Tenaga yang diperlukan h Jangka waktu penyimpanan 3 Cara penyimpanan a Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis b Barang disimpan dalam keadaan bersih c Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi d Barang disimpan di tempat yang memadai e Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan f Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan g Barang disimpan di ruangan yang terkunci h Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan i Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan c. Pemeliharaan Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor 1 agar barang tidak mudah rusak 2 agar barang tidak mudah hilang 3 agar barang tidak kedaluarsa 4 agar barang tidak mudah susut 5 agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih. Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain 1 Pemeliharaan berdasarkan waktu a pemeliharaan sehari-hari b pemeliharaan berkala a pemeliharaan barang bergerak b pemeliharaan barang tidak bergerak d. Inventarisasi Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Tujuan inventarisasi 1 agar peralatan tidak mudah hilang 2 adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan 3 memudahkan dalam pengecekan barang 4 memudahkan dalam pengawasan 5 memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang 1 Buku induk barang inventaris Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. 2 Buku golongan barang inventaris Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. 3 Buku catatan barang noninventaris Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris barang yang belkum diketahui statusnya yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang habis pakai. e. Laporan sarana prasarana Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu. Fungsi adanya laporan adalah 2 sebagai pengendali persediaan 3 memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang 4 sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan 1 Bukti penerimaan barang 2 bukti pembelian barang 3 Bukti pengeluaran barang 4 Kartu barang 5 Kartaui persediaan 6 Daftar inventaris AdaHobi, Peralatan dan Perlengkapan Kantor – Kantor merupakan tempat karyawan/pegawai melakukan kegiatan operasional sebuah bisnis. Adapun sebuah ruangan kantor bisa berukuran kecil ataupun besar menyesuaikan dengan kebutuhan yang di dalamnya berisi kumpulan aset dari perusahaan tersebut. Salah satu asset perusahaan yaitu berupa kumpulan peralatan dan perlengkapan yang harus ada untuk menunjang produktivitas pegawai. Peralatan dan perlengkapan kantor tersebut diantaranya adalah Peralatan Kantor Perlengkapan Kantor Meja a Meja Staf b Meja Penerima Tamu Resepsionis c Meja Direksi d Meja Rapat e Meja Samping Kursi a Kursi pimpinan b Kursi staf c Kursi meeting Lemari a Lemari Arsip b Lemari Rak c Lemari Brankas d Filling Cabinet e Laci Kartu Panel Pemisah Pulpen dan tipe-x Pensil dan penghapus Kertas Penjepit Kertas Tinta Printer Stop Map Amplop Kop surat Tempat kartu nama Flashdisk, memory card, dan hard disk Kalender Stempel Nah, untuk pembahasan lebih lengkapnya bisa Anda lihat seperti di bawah ini. Peralatan equipment ialah sebuah alat atau bisa berupa tempat yang mana bermanfaat dalam menunjang suatu pekerjaan. Peralatan memiliki masa manfaat yang lebih lama dibandingkan dengan perlengkapan supplies. Dalam hal ini peralatan mengacu pada perabotan di kantor dan juga mesin-mesin kantor. Sedangkan, perlengkapan ialah barang-barang yang dapat habis jika dipakai berulang-ulang, berbentuk relatif lebih kecil, serta bertujuan melengkapi kebutuhan bisnis. Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor Cara membedakan antara peralatan dan perlengkapan bisa diketahui dengan ciri-ciri berikut 1. Ciri-ciri Peralatan equipment Ada biaya penyusutan Ukuran lebih besar Harganya relatif lebih mahal Bisa dijual kembali terdapat gain atau loss Masa pemakaian lebih dari 1 tahun Sebagai pendukung berjalannya bisnis, jika tidak ada peralatan maka bisnis tidak bisa beroperasi Peralatan akan dicatat sebagai aktiva tetap atau aset modal dalam akuntansi Contoh peralatan mesin-mesin, mobil untuk disewakan, komputer, dsb 2. Ciri-ciri Perlengkapan supplies Tidak ada biaya penyusutan sebab akan habis jika dipakai Ukuran lebih kecil Harga lebih murah Tak bisa dijual kembali Masa pemakaian kurang dari 1 tahun Hanya sebagai pelengkap, jika tidak ada bisnis masih bisa beroperasi Perlengkapan dicatat sebagai aktiva lancar dalam akuntansi Contoh perlengkapan alat tulis kantor, stabilo, pensil, dsb Pengertian Perabot Kantor Perabot kantor office furniture merupakan salah satu dari peralatan atau sarana penunjang kegiatan administrasi sebuah kantor perusahaan atau instansi. Perabot kantor terdiri dari barang-barang yang tidak habis dalam sekali pemakaian yang berarti dapat digunakan secara berulang-ulang dalam jangka waktu yang relatif lama. Perabot kantor biasanya merupakan barang yang terbuat dari bahan yang tahan lama seperti kayu, besi atau bahan lainnya. Perabot kantor sebaiknya memiliki ukuran dan bahan yang sesuai dengan penggunaannya agar produktivitas pegawai meningkat. Dalam hal ini perabot kantor tersebut mestilah memiliki fungsi ergonomis. Perabot yang nyaman tentu akan membuat penggunanya juga nyaman. Sebaliknya jika tidak, maka akan membuat si pengguna mengalami cedera pada bagian tubuh tertentu akibat pekerjaan yang terus berulang repetitive stress injuries. Macam-macam Perabot Kantor 1. Meja Sebagai perabot kantor, sebuah meja sebaiknya memiliki kriteria sebagai berikut Ukuran luas permukaan Luas dan sempitnya ukuran permukaan sebuah meja dapat disesuaikan dengan kedudukan serta jabatan penggunanya. Namun, akan jauh lebih penting jika ukuran meja dibuat menyesuaikan dengan jangkauan tangan agar lebih nyaman dalam melaksanakan kegiatan. Tinggi Ketinggian lazim sebuah meja di Indonesia yakni berkisar kurang lebih 0,75 m, yang mana akan membentuk jarak antara kegiatan membaca atau menulis di atas kursi sejauh 32 cm. Berikut adalah beberapa contoh perabot meja a Meja Staf Yakni meja yang digunakan oleh staf di bagian tata usaha dan administrasi. b Meja Penerima Tamu Resepsionis Yakni meja yang digunakan bagian penerima tamu front desk untuk memberikan informasi terkait perusahaan. c Meja Direksi Yakni meja yang digunakan oleh petinggi perusahaan. Bentuk desainnya terkadang dibedakan dengan meja bagian lain untuk mewakili jabatan penting tersebut. d Meja Rapat Yakni meja yang digunakan untuk keperluan pertemuan rapat antar internal perusahaan ataupun bisa juga antar perusahaan. e Meja Samping Yakni meja yang digunakan oleh sekretaris pimpinan, disebut juga meja return. 2. Kursi Ukuran kursi kerja dan modelnya mestilah menyesuaikan dengan penggunanya. Di Indonesia tinggi kursi lazimnya rerata berukuran 0,46 cm. Berikut beberapa jenis perabot kursi a Kursi Pimpinan Umumnya memiliki ukuran yang lebih besar dengan tekstur yang juga lebih empuk. Mungkin bertujuan agar pimpinan lebih nyaman duduk dalam waktu yang lama saat mengecek laporan. b Kursi Staf Seiring berkembangnya zaman, kursi dengan bantalan empuk juga bisa dinikmati pegawai atau staf biasa demi produktivitas bersama. c Kursi Meeting Tak berbeda dengan kursi staf, hanya saja dibedakan dalam tujuan penggunaan, peletakan di ruangan, dan jumlah kursinya. 3. Lemari Perabot lemari juga memegang peran penting dalam urusan pengarsipan dokumen. Setidaknya ada 3 lemari penting yang mesti ada di setiap kantor, yakni lemari arsip, lemari rak, dan lemari brankas. Akan tetapi tidak menutup kemungkinan, jenis lemari lain juga disertakan untuk menyimpan barang-barang tertentu. a Lemari Arsip Lemari arsip umumnya berukuran besar dan dipergunakan untuk menyimpan dokumen panduan, dokumen yang sedang dalam proses, dan dokumen yang telah diselesaikan. b Lemari Rak Lemari rak digunakan untuk menyimpan berkas atau dokumen yang sedang dalam proses pengerjaan. Tujuan peletakan berkas atau dokumen tersebut di lemari ini agar mudah dalam mengambilnya. c Lemari Brankas Lemari brankas dipergunakan untuk menyimpan dokumen yang bersifat rahasia serta untuk menyimpan uang sementara di kantor. Lemari ini juga dilengkapi dengan kunci khusus. d Filling Cabinet Fungsi lemari ini ialah melakukan penyimpan map yang masih dalam proses. Lemari ini juga terbagi dari laci-laci yang dapat ditarik berukuran 25×35. Laci tersebut dipakai untuk memasukkan map-map dokumen. e Laci Kartu Perabot kecil yang digunakan untuk menyimpan kartu nama relasi perusahaan. Walaupun tidak populer lagi, namun masih ada yang menggunakannya. 4. Panel Pemisah Perabot sederhana terbuat dari kayu atau besi yang digunakan sebagai pemisah antar ruangan. Sekarang masih ada kantor yang menggunakan panel pemisah ini. Pengertian Perlengkapan Kantor Perlengkapan kantor atau bekal tata usaha office supplies ialah segala sesuatu yang diperlukan untuk melengkapi peralatan kantor. Perlengkapan kantor umumnya merupakan barang yang memiliki ukuran yang kecil, sering digunakan sehingga cepat habis, berharga lebih murah, dan mudah diperbaiki jika rusak. Contoh Perlengkapan Kantor Secara umum, tiap kantor memiliki kebutuhan yang relatif sama dalam pengadaan dan pemakaian perlengkapan kantor. Meskipun berbentuk kecil, akan tetapi fungsi dari perlengkapan kantor sangatlah mendesak. Berikut adalah beberapa contoh perlengkapan kantor 1. Pulpen dan tipe-x Perlengkapan kantor wajib yang pertama ialah pulpen dan tipe-x. Kedua barang ini mesti ada dalam sebuah kantor dikarenakan fungsinya yang sangat mendesak untuk menulis atau mencatat hal-hal terkait kegiatan kantor. Tipe-x semestinya jangan digunakan terkait dokumen penting kecuali hanya untuk keperluan sederhana saja semisal memperbaiki catatan pengingat. 2. Pensil dan penghapus Sama halnya dengan pulpen dan tipe-x, pasangan alat tulis dan alat gambar yaitu pensil dan penghapus juga mesti ada di sebuah kantor. Fungsinya yang lebih fleksibel daripada pulpen menjadikan pensil lebih sering digunakan dalam hal perancangan sesuatu yang belum final atau masih berupa draft. Jenis pensil yang umum digunakan ialah yang berukuran HB dan 2B, keduanya berbeda dari hal kepekatan goresan. Untuk seorang desainer atau arsitek, mereka biasanya menggunakan pensil khusus yang memiliki ketebalan yang stabil, sering disebut sebagai pensil mekanik. 3. Kertas Kertas digunakan untuk keperluan menulis, mencetak, serta menggambar. Umumnya, kertas yang digunakan sebagai perlengkapan kantor berjenis HVS dengan ukuran A4 dan F4/folio dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram. 4. Penjepit Kertas Penjepit kertas atau paper clip berguna untuk menyatukan beberapa lembaran kertas untuk sementara waktu. Bentuknya kecil dan memilki banyak warna dan sangat mudah dilepaskan. Selain paper clip yang hanya berupa kawat yang dibengkokkan saja, ada juga binder clip berbentuk lebih besar dengan daya jepit lebih kuat. Binder clip digunakan untuk menyatukan kertas dalam kuantitas lebih banyak. 5. Tinta Printer Penggunaan tinta printer sangat tergantung dari mesin printer yang digunakan. Sebagai contoh, printer Dot Matrix akan memiliki kebutuhan tinta yang berbeda dengan printer jenis Laserjet, Inkjet, dan juga Thermal printer. 6. Stop Map Sering juga disebut map atau folder, berfungsi sebagai alat penyimpan kertas atau dokumen kantor agar tak tertekuk dan terlipat. Map ini kemudian juga digunakan sebagai pengklasifikasi dokumen berdasarkan kategori tertentu atau bisa dijadikan sebagai cover suatu dokumen karena umumnya terbuat dari plastik dan tebal. Tak ada ukuran baku dalam pemakaian stop map namun biasanya mengikuti standar kertas yakni A4 dan F4. Stop map kadang diberi identitas brand atau instansi sebagai corporate identity. 7. Amplop Perlengkapan ini digunakan untuk membungkus surat. Amplop juga berfungsi sebagai tanda pengenal atau branding suatu instansi atau perusahaan yang mann terlihat dari desain permukaannya. 8. Kop surat Seiring berkembangnya perusahaan, kop surat menjadi semakin penting dalam urusan korespondensi kantor. Sama halnya dengan stop map dan amplop, kop surat bisa dijadikan sebagai media promosi untuk perusahaan atau instansi tertentu. 9. Tempat kartu nama Tempat kartu nama bisa berupa plastik, mika, kayu, atau bahkan logam tergantung kebutuhan. Kartu nama yang berbentuk kecil dan berjumlah banyak diletakkan di tempat kartu nama jika suatu waktu perlu diberikan kepada relasi untuk menjalin hubungan. Penggunaan kartu nama masih dilakukan sebab dirasa lebih formal dan sopan dibanding dengan hanya memberikan nomor kontak dengan menggunakan ponsel kepada relasi. 10. Flashdisk, Memory Card, dan Hard Disk Ketiga perlengkapan ini berfungsi sebagai alat penyimpanan data digital dengan kapasitas yang berbeda-beda. 11. Kalender Terlihat sepele, namun adanya kalender fisik di sebuah kantor merupakan hal vital dalam tiap operasional perusahaan. Penentuan suatu acara bisa saja dilihat dan diketahui dari kalender fisik ataupun digital. Namun, bagi pegawai yang tidak terlalu menggunakan peralatan digital, kalender fisik wajib ada dalam suatu ruangan. 12. Stempel Stempel merupakan perlengkapan kantor yang sangat vital terkait pengesahan dokumen. Perlengkapan ini berperan penting dalam mewakili identitas perusahaan, penguat suatu keputusan dari pimpinan kantor dan juga menjadi bentuk pertanggungjawaban. Stempel bisa dibuat dengan berbagai bentuk menyesuaikan identitas dan kebutuhan kantor. Bisa saja berbentuk bulat, kotak, oval, dan bentuk bebas. Itulah tadi pembahasan mengenai peralatan dan perlengkapan kantor yang perlu kamu ketahui. Selain itu, kamu juga wajib tahu apa saja mesin kantor yang sering digunakan untuk kebutuhan perusahaan.

mengidentifikasi peralatan kantor yang digunakan untuk kegiatan kantor